En tant qu’ordre professionnel, l’ODNQ est soumis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En vertu de celle-ci, vous pouvez demander l’accès à l’information relative au contrôle de l’exercice de la profession.
Plusieurs documents liés au contrôle de l’exercice de la profession sont disponibles sur le site Web de l’Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec (ODNQ), notamment le rapport annuel, les décisions disciplinaires et le rôle des audiences du conseil de discipline.
Pour obtenir l’accès à un document qui ne se trouve pas sur notre site Web, vous devez :
1. Adresser une demande écrite en indiquant :
- Le nom du document pour lequel vous souhaitez obtenir l’accès;
- Vos coordonnées complètes (le responsable de l’accès pourrait avoir besoin de vous contacter par téléphone afin de préciser votre demande).
2. Envoyer votre demande :
Pour les activités courantes de l’Ordre :
- Madame Joëlle Emond, présidente
Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec
550, rue Sherbrooke Ouest, tour ouest
Bureau 1855
Montréal (Québec) H3A 1B9
presidence@odnq.org
Pour les activités liées au syndic :
- À l’attention du Bureau du syndic
Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec
550, rue Sherbrooke Ouest, Tour Ouest, bureau 1855
Montréal (Québec) H3A 1B9
syndic@odnq.org
Frais exigibles
L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais correspondant au coût de sa transcription ou de sa reproduction peuvent être exigés. S’il y a lieu, vous en serez préalablement informé.
Durée du traitement de la demande
Une fois votre demande reçue, nous vous répondrons dans un délai de 20 jours suivant la date de réception. Nous pouvons cependant prolonger ce délai d’expiration pour une période de 10 jours. Vous recevrez alors un avis par courrier.
Si la réponse est négative, vous pourrez demander une révision devant la Commission d’accès à l’information, à condition que votre demande d’accès ait été transmise par écrit (par courriel ou par voie postale).
Politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels
Contexte
La Politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels de l’Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec (ci-après « ODNQ ») se veut un engagement à l’égard de la protection de vos renseignements personnels. Elle a pour but de vous informer de la façon dont l’ODNQ gère les renseignements personnels qu’il détient, notamment ceux du public, des diététistes-nutritionnistes, des membres du personnel, et des membres du conseil d’administration de l’Ordre.
En effet, l’ODNQ a l’obligation de protéger les renseignements personnels qui vous concernent et qu’il a sous son contrôle. Le Code des professions (Chapitre C-26) (ci-après « Code des professions ») régit les ordres professionnels et prévoit, à son article 108.1, l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Chapitre A-2.1) en ce qui concerne les documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession.
L’article 108.2 du Code des professions, pour sa part, prévoit l’application de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé (Chapitre P-39.1) auxdits ordres, pour les renseignements personnels détenus pour des fins autres que celle du contrôle de l’exercice de la profession, comme à ceux détenus par une personne qui exploite une entreprise.
L’ODNQ traitera vos renseignements personnels conformément à la présente politique, à moins que vous l’ayez autorisée à les traiter autrement. Cet engagement vaut pour tous les renseignements personnels confidentiels vous concernant, quel qu’en soit le support ou la provenance.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel[1] ?
Un renseignement est dit « personnel » s’il concerne une personne physique et qu’il permet de l’identifier. À titre d’illustration, sont des renseignements personnels : vos coordonnées, votre adresse courriel, votre date de naissance, vos renseignements bancaires, etc.
L’ODNQ est responsable de la protection de vos renseignements personnels
L’ODNQ est responsable de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels dont il a le contrôle, c’est-à-dire ceux que nous collectons, utilisons, communiquons, conservons, donnons accès, rectifions ou détruisons. L’ODNQ s’engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables, notamment les deux lois mentionnées plus haut.
La présente politique est appliquée par le personnel de l’ODNQ, les personnes ayant un lien contractuel avec l’Ordre et les membres de son conseil d’administration (lorsqu’applicable). Pour s’assurer de la protection des renseignements personnels, l’ODNQ voit à mettre en œuvre les outils nécessaires pour sensibiliser, informer et former son personnel relativement aux obligations et aux responsabilités auxquelles il est assujetti, dont la présente politique. Aussi, l’ODNQ voit à sensibiliser les tiers avec qui il fait affaire, tels que les fournisseurs de services responsables de la gestion et du maintien de nos systèmes informationnels afin qu’ils protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, quel que soit la nature de leur support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles.
L’ODNQ détermine les fins de la collecte d’information
Avant de requérir des renseignements personnels, nous avons préalablement établi les raisons pour lesquelles nous les collections, soit par un formulaire, par le site Web, par entretiens téléphoniques, par sondage ou questionnaires. Nous avons besoin de vos renseignements, dans certaines des situations, pour répondre à une demande de votre part et vous rendre le meilleur service possible. La majorité des renseignements personnels collectés le sont dans le contexte du contrôle de l’exercice de la profession et servent également à protéger le public.
Certaines situations nécessitent de recueillir vos renseignements personnels, notamment :
- Traiter votre demande d’inscription au registre des stagiaires;
- Traiter votre demande d’équivalence de diplôme et de la formation;
- Traiter votre demande de délivrance d’un permis d’exercice;
- Traiter votre demande d’inscription ou de réinscription au tableau de l’Ordre;
- Traiter la mise à jour de votre dossier professionnel;
- Procéder à votre paiement d’un service qui s’effectue en ligne ou par tout autre moyen;
- Traiter votre inscription à nos formations ou nos activités;
- Gérer votre dossier de formation continue;
- Mener votre inspection professionnelle;
- Mener une enquête disciplinaire;
- Mener une enquête en usurpation de titre ou en exercice illégal;
- Vous acheminer nos publications;
- Vous faire parvenir des invitations à nos activités;
- Gérer et encadrer vos droits d’exercer des activités autorisées;
- Gérer les élections au conseil d’administration de l’ODNQ;
- Traiter votre candidature en lien avec les comités ou groupes de travail de l’ODNQ;
- Partager, selon votre consentement, des offres de biens et de services;
- Communiquer avec vous dans le cadre de la poursuite de notre mission ou de nos activités.
L’ODNQ informe la personne auprès de laquelle elle recueille des renseignements personnels des raisons de cette collecte. Dans bien des cas, ces raisons peuvent être implicites, notamment lorsque les renseignements sont recueillis par le biais d’un formulaire de demande que vous remplissez.
Les renseignements obtenus peuvent servir à plusieurs fins, comme c’est le cas pour une adresse, que l’on pense à l’envoi de nos communications ou pour l’inscription au tableau de l’Ordre.
Néanmoins, dans certains cas autorisés par la loi, par exemple dans le cadre d’une enquête menée par le bureau du syndic, il se peut que la personne à qui il est demandé de fournir des renseignements ne soit pas informée des fins de la collecte.
L’ODNQ ne collecte que les renseignements personnels nécessaires
Les renseignements personnels requis par l’ODNQ, par la transmission d’un formulaire de votre part, sont les renseignements nécessaires pour traiter votre demande. Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs. Le refus de fournir les renseignements demandés pourrait mener à l’impossibilité de traiter votre demande. En transmettant un formulaire dûment complété, vous consentez donc à cette collecte. Nous obtenons habituellement les renseignements auprès de vous, mais il peut arriver que des tiers nous les transmettent, après approbation de votre part ou parce que la loi le permet.
L’ODNQ limite l’utilisation de vos renseignements personnels
Une fois les raisons de la collecte identifiées, l’ODNQ utilisera vos renseignements personnels uniquement pour les motifs spécifiés. Si l’ODNQ souhaite s’en servir à d’autres fins, il devra d’abord obtenir votre accord, à moins que ce soit la loi qui le lui permette.
Nous donnons accès à vos renseignements personnels à notre personnel, uniquement s’ils sont nécessaires pour effectuer les tâches liées à la fonction. C’est à la direction générale que revient la responsabilité d’identifier les différents types et niveaux d’accès pour chaque membre du personnel. Les accès sont déterminés restrictivement pour plus de sécurité.
L’ODNQ ne communique pas vos renseignements personnels sans votre consentement
Sauf pour ce qui est prévu dans les lois, vos renseignements personnels sont confidentiels. Pour ces motifs, l’ODNQ s’assure d’obtenir votre consentement avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, à moins que la loi le lui permette. Le Code des professions définit les renseignements qui ont un caractère public et indique dans quelles circonstances nous pouvons ou nous devons refuser de communiquer les renseignements, même s’ils concernent l’exercice de la profession.
Certains renseignements personnels concernant les diététistes-nutritionnistes sont publics et peuvent être communiqués sans leur consentement, notamment :
- Le nom et le sexe de la personne;
- La personne physique ou morale qui l’emploie;
- Les coordonnées du domicile professionnel et autres lieux d’exercice;
- Le numéro de membre;
- Le droit d’exercer la profession (démission, limitation, suspension, radiation, décès);
- Le droit d’exercer des activités autorisées;
- Le nom d’une personne visée par une plainte disciplinaire;
- Les renseignements contenus au dossier du conseil de discipline, dès la tenue de l’audience et sous réserve d’une ordonnance de non-divulgation, non-accessibilité, non-publication ou non-diffusion.
Nous avons élaboré des directives à l’intention de notre personnel expliquant quels renseignements sont publics et peuvent donc être divulgués et lesquels doivent être gardés confidentiels. Notre personnel est formé de façon continue à ce sujet et des membres de la direction ont été identifiés pour leur venir en aide relativement à toute question qu’ils pourraient avoir, notamment celles qui impliquent la communication de renseignements personnels.
Il est à noter que, dès l’embauche, les membres du personnel de l’ODNQ signent un engagement à respecter la confidentialité des renseignements dont ces personnes peuvent avoir connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
L’ODNQ limite la durée de conservation de vos renseignements personnels
LODNQ conserve vos renseignements personnels que pour la durée essentielle à leur finalité. Des durées de conservation sont mentionnées dans la loi, notamment pour toute personne n’étant plus membre de l’ODNQ. Les renseignements sur cette personne doivent être conservés jusqu’à sa réinscription au tableau de l’Ordre, jusqu’à son décès, ou encore jusqu’à son 100ème anniversaire de naissance. De même, les renseignements personnels d’une personne à qui une autorisation spéciale pour exercer a été délivrée sont conservés, même après que l’autorisation a été échue.
Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ont été accomplies, l’ODNQ procède à sa destruction de façon confidentielle. Par déchiquetage, pour les documents sur support papier, et par la suppression informatique si les renseignements personnels sont conservés sur un support technologique.
L’ODNQ s’assure de la sécurité de vos renseignements personnels
L’ODNQ s’engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements.
Tous les renseignements personnels et confidentiels collectés par l’Ordre sont conservés dans un environnement sécurisé par des mesures de sécurité (physiques, techniques et/ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci. Le personnel de l’Ordre et ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des informations.
L’ODNQ respecte vos droits d’accès et de rectification
Vous avez le droit d’être informé de l’existence d’un renseignement personnel vous concernant et d’en recevoir communication par un moyen technologique structuré et couramment utilisé.
Les diététistes-nutritionnistes peuvent consulter et mettre à jour plusieurs informations personnelles sur la plateforme professionnelle « Mon espace ». Les diététistes-nutritionnistes peuvent également y mettre à jour le consentement à recevoir certaines communications qui ne relève pas du contrôle de l’exercice de la profession.
Lorsque vous recevez confirmation de l’existence d’un renseignement personnel vous concernant, vous pouvez, si vous jugez que ce renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, demander que celui-ci soit rectifié.
Les demandes d’accès ou de correction doivent être faites par écrit et adressées à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre dont les coordonnées apparaissent au bas de cette politique. La demande doit fournir suffisamment de détails pour permettre à l’Ordre de traiter la demande. L’Ordre répondra dans les 20 jours, à moins qu’il ne prolonge le délai autorisé par les lois. L’Ordre peut exiger des frais raisonnables pour donner accès aux renseignements personnels d’une personne. Aucun frais ne sera facturé pour une demande de correction. L’Ordre avisera la personne de tous les frais applicables avant de traiter la demande.
Nous ne pouvons pas accepter une demande de modification de renseignement si nous pensons que la modification enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.
Quelles sont vos responsabilités ?
Vous êtes responsable de l’information que vous nous acheminez ainsi que du maintien de la confidentialité de vos renseignements d’identification et d’authentification (code utilisateur, code d’accès, mot de passe, carte d’accès, etc.). L’ODNQ ne peut ne peut être tenu responsable d’un usage non autorisé que vous avez causé.
Vous devez également vous assurer que le système ou l’équipement avec lequel vous nous transmettez de l’information ou que vous recevez de l’information de notre part, est suffisamment sécuritaire.
Dans l’éventualité où la confidentialité de vos renseignements personnels venait à être compromise ou si vous êtes victime d’une usurpation d’identité, avisez l’ODNQ le plus tôt possible en contactant la personne responsable désignée au bas de cette politique.
Il n’est pas dans les pratiques de notre Ordre de solliciter le public, par courriel ou autrement, pour obtenir des renseignements personnels ou confidentiels les concernant. En cas de doute, nous vous invitons à communiquer avec nous pour vous en assurer.
L’ODNQ utilise des témoins (« cookies »)
Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies ») via notre site web. Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort.
Les fichiers témoins (« cookies ») utilisés par le site Web comptent principalement les informations suivantes :
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées et requêtes
- Heure et jour de connexion
Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :
- Amélioration du service et accueil personnalisé
- Création de profils personnalisés de consommation
- Études statistiques
En naviguant sur le site Web, des fichiers témoins de tiers peuvent être enregistrés. De plus, le site intègre des boutons de réseaux sociaux vous permettant de partager votre activité sur le site. Des fichiers témoins de ces réseaux sociaux sont par conséquent susceptibles d’être stockés sur votre ordinateur lorsque vous utilisez ces fonctionnalités. Ces sites disposent de politiques de confidentialité propres et de conditions générales d’utilisation possiblement différentes de notre site. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales d’utilisation de ces sites.
En tout temps, vous pouvez consulter la politique de confidentialité complète du site Web ici.
Déclaration d’incident
Nous faisons tout en notre pouvoir pour qu’aucun incident ne survienne. Cependant, aucun système informatique et informationnel n’est infaillible. Nous ne pouvons malheureusement pas vous garantir qu’il n’y aura aucun incident de confidentialité.
Si un tel incident survient et risque de vous causer un préjudice, l’ODNQ s’engage à vous en informer. Nous prendrons toutes les mesures appropriées qui s’imposent pour remédier à la situation et mitiger les dommages.
L’ODNQ révise sa politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels
Nous entendons mettre à jour notre politique de confidentialité périodiquement ou lorsque des modifications législatives l’imposent. Chaque version de la présente politique possède son propre identifiant, vous permettant ainsi de reconnaitre la plus récente.
Pour nous joindre
Pour toutes questions relatives à la présente politique, à la protection des renseignements personnels, pour porter plainte ou rapporter des abus de la part de tiers, vous pouvez vous adresser, par écrit à :
Pour les activités courantes de l’Ordre :
- Madame Joëlle Emond, présidente
Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec
550, rue Sherbrooke Ouest, tour ouest
Bureau 1855
Montréal (Québec) H3A 1B9
presidence@odnq.org
Pour les activités liées au syndic :
- À l’attention du Bureau du syndic
Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec
550, rue Sherbrooke Ouest, Tour Ouest, bureau 1855
Montréal (Québec) H3A 1B9
syndic@odnq.org
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[1] Aux fins de la présente politique, la notion de renseignement personnel est définie par la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé (Chapitre P-39.1)