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    Les nutritionnistes peuvent exiger des frais administratifs pour un rendez-vous manqué ou annulé par le patient selon les conditions préalablement convenues, ces frais ne pouvant dépasser le montant des honoraires perdus. La nutritionniste doit avoir clairement informé son patient au préalable. La détermination de ces frais par la nutritionniste devrait notamment tenir compte de la possibilité, pour le client, d’annuler le rendez-vous dans un certain délai et prévoir une exemption des frais dans les cas de force majeure. Les services professionnels offerts par des professionnels de la santé ne sont pas assujettis à la Loi sur la protection du consommateur. Pour plus d’information sur l’Office de la protection du consommateur et les soins offerts par un professionnel de la santé, veuillez consulter le lien ci-dessous : https://www.opc.gouv.qc.ca/consommateur/bien-service/sante-esthetisme/professionnel/ La nutritionniste est responsable de s’assurer que son contexte d’exercice respecte ses obligations professionnelles et déontologiques.

    Il est possible pour une diététiste-nutritionniste d’offrir des rabais ou des forfaits à ses clients sous certaines conditions. Afin de respecter ses obligations déontologiques, la diététiste-nutritionniste doit charger des honoraires qui sont justes, raisonnables et proportionnels aux services rendus. La diététiste ne peut exiger un paiement avant que les services soient rendus. Pour les forfaits, cela signifie donc que les clients doivent payer après chaque consultation et non pour l’ensemble de celles-ci. Les tarifs réduits ne peuvent pas non plus être conditionnels à l’achat de produits et/ou de marchandises. De plus, tel que stipulé dans le code de déontologie, la diététiste-nutritionniste qui, dans sa publicité, annonce des honoraires professionnels doit:
    1. les maintenir en vigueur pour la période mentionnée dans la publicité, laquelle période ne devra pas être inférieure à 90 jours après la dernière diffusion ou publication de cette publicité;
    2. préciser les services inclus dans ces honoraires.
    La diététiste-nutritionniste doit également conserver une copie intégrale de toute publicité pendant une période d’un an suivant la dernière date de parution. Sur demande du syndic, cette copie devra lui être remise. Également, il est primordial que les forfaits et rabais offerts ne donnent pas une image mercantile de la profession. Les diététistes-nutritionnistes sont des professionnelles de la santé à part entière, les services nutritionnels rendus doivent être basés sur les besoins des patients.

    Selon la Loi sur l’assurance maladie, la production de la carte d’assurance maladie ne peut être exigée qu’à des fins liées à la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux dont le coût est assumé par le gouvernement. Les honoraires des consultations en nutrition en pratique privé ne font pas actuellement partie des services couverts par le régime d’assurance maladie du Québec.

    Par conséquent, la carte d’assurance maladie ne peut être utilisée qu’à des fins d’identification du patient. Si le NAM est ainsi recueilli, le patient devrait toutefois avoir préalablement consenti à ce partage d’information le concernant.

    Oui, il est possible d’utiliser un formulaire numérique préformaté pour la rédaction de notes au dossier. On doit alors s’assurer que le formulaire réponde à toutes les normes de rédaction de la note au dossier.

    Les diététistes-nutritionnistes peuvent utiliser le support papier ou numérique pour la tenue de leurs dossiers. Cependant, vous devez constituer et maintenir un seul dossier par patient/client.

    Les exigences de l’ODNQ à l’égard du dossier numérique sont équivalentes à celles du dossier papier, notamment en ce qui concerne le respect de la confidentialité, de l’intégrité et de l’exactitude des informations; l’identification des professionnels et la conservation ainsi que la destruction des informations qu’il contient.

    Le dossier numérique doit pouvoir être transféré dans un format utilisable par la personne qui le reçoit. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information prévoit que « nul n’est tenu d’accepter de recevoir un document sur un autre support que le papier ou au moyen d’une technologie dont il ne dispose pas ». Il est donc recommandé de prévoir que le logiciel utilisé pour la tenue des dossiers permette l’impression des documents sur papier.

    Vos dossiers professionnels peuvent être conservés au moyen de la technologie en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Les dossiers originaux sur support papier pourront être détruits à condition que le transfert respecte les conditions suivantes :
    1. L’information n’a pas été altérée et a été maintenue dans son intégralité ;
    2. Le support d’information choisi ainsi que l’outil nécessaire pour conserver le dossier numérisé assure sa stabilité et sa pérennité.

    • Obtenir l’autorisation pour utiliser les courriels auprès de la personne à laquelle on offre des services ;
    • Informer cette personne des avantages et risques liés à cette utilisation (mauvais destinataire, interception par un tiers non désiré) ;
    • Prendre des actions préventives afin d’assurer que l’envoi s’effectue de manière sécuritaire :
      • Les informations confidentielles et les renseignements personnels sont contenus dans un document sécurisé par un de ces moyens :
        • Par un mot de passe ;
        • Par un chiffrement ;
      • Le mot de passe ou la clé de chiffrement sont fournis au destinataire par un autre moyen de communication ;
      • Le document est préférablement en format non modifiable ;
      • Dans le cas d’un envoi en réponse à un courriel reçu, selon la situation, on s’assure de bien choisir la fonction « répondre » plutôt que « répondre à tous » ;
    • Déposer les courriels au dossier ;
    • Documenter au dossier les actions préventives effectuées (identifiées plus haut), relatives à la transmission par courriel ;
    • Déposer au dossier les informations liées à la transmission par courriel :
      • Mode de transmission convenu ;
      • Moyens pris pour assurer la confidentialité.

    Selon le Règlement sur la tenue des dossiers des diététistes, l’article 2.07 dit que « Le diététiste doit signer ou parapher toute inscription ou tout rapport qu’il introduit dans un dossier de sa société ou de son employeur. » Le numéro de permis n’est donc pas obligatoire, mais il peut s’agir d’une bonne pratique de l’indiquer lors de la signature.

    Toutefois, depuis l’entrée en vigueur des activités autorisées, l’ordonnance individuelle faite par la diététiste-nutritionniste lorsqu’elle prescrit une vitamine, un minéral ou une formule nutritive, doit contenir son numéro d'inscription RAMQ ET son numéro de permis.

    Non, l’ajout de l’abréviation ou du titre n’est pas obligatoire pour que la signature soit légale. Toutefois, dans un souci de clarté de communication, nous recommandons à nos membres d’indiquer leur titre ou leur abréviation professionnelle.

    Non, les abréviations ne sont jamais obligatoires et le titre non plus. Toutefois, dans un souci de clarté de communication, nous recommandons à nos membres d’indiquer leur titre ou leur abréviation professionnelle.

    La signature électronique est « une marque conservée sur un support électronique » qu’une personne utilise pour signer un document. On comprend qu’il s’agit d’une définition générique qui englobe une grande variété de situations : en inscrivant mon nom à la fin d’un courriel, en cliquant sur un bouton « J’accepte », ou « en saisissant mon nom dans un fichier PDF sous la section “signature”, je signe en fait électroniquement. » (Guilman, 2017)

    La signature numérisée (ou scannée), quant à elle, est une image d’une signature manuscrite prise par un numériseur, et qui peut ensuite être copiée-collée ou utilisée dans tout type de documents. (Guilman, 2017)

    La signature numérique, finalement, est un « procédé d’identification du signataire d’un document électronique, basé sur l’utilisation d’un algorithme de chiffrement, qui permet de vérifier l’intégrité du document et d’en assurer la non-répudiation » (Guilman, 2017). La signature numérique est la forme de signature électronique la plus sécurisée.

    Toutes les notes, peu importe le support, doivent être signées ou paraphées par nos membres, suivies de leur titre professionnel ou de l’abréviation, et indiquer la date où elles ont été rédigées. Selon le niveau de protection de l’identité requis, le niveau de confidentialité des données et la disponibilité des outils technologiques, les diététistes-nutritionnistes doivent choisir le procédé de signature le plus approprié. Consultez cette fiche qui résume bien les enjeux.

    Nous recommandons que les notes au dossier des stagiaires soient contresignées par la superviseure, diététiste-nutritionniste. Dans certaines situations, ce n’est pas toujours possible. Dans ce cas, nous recommandons que les stagiaires signent en indiquant clairement leur statut de stagiaire et en apposant le nom de la diététiste-nutritionniste qui les supervise, afin que l’équipe de soin de communique avec celle-ci au besoin. Il est important de se rappeler que la superviseure assure l’encadrement des stagiaires, doit être disponible dans un court délai et doit assurer des soins nutritionnels de qualité auprès du patient.

    De plus, nous vous conseillons de vérifier si votre établissement a une politique à cet effet.

    Les stagiaires n’ont pas de permis temporaire, mais détiennent une attestation confirmant leur inscription au Registre des stagiaires de l’Ordre.

    La tenue de dossier s'applique à toutes les diététistes-nutritionnistes, peu importe leur secteur d'activité. En vertu du Règlement sur la tenue des dossiers des diététistes, vous devez tenir un dossier chaque fois que vous intervenez auprès d'un patient ou d'un client.

    Il peut s'agir de consigner des interventions nutritionnelles, ou encore des informations pertinentes à vos services de consultation en gestion des services alimentaires, par exemple.