Il est possible de réduire la redondance et la lourdeur de la tenue des dossiers en appliquant différentes stratégies :
- En référant à la note d’une autre personne professionnelle ou à toute autre information accessible. En effet, il n’est pas nécessaire de répéter de l’information qui se trouve déjà dans une autre section du dossier.
- En étant concis lorsqu’on rapporte par écrit des événements, conversations et faits, en utilisant, par exemple, l’énumération.
- En utilisant des formulaires types qui sont adaptés à la pratique et au type de patientèle traitée. L’utilisation d’un formulaire adapté permet de refléter la structure de la pensée de la personne professionnelle en y incluant les exigences inhérentes à la tenue des dossiers (règlementaires, administratives, cliniques, etc.) et d’organiser la cueillette de façon systématique.
- En utilisant l’informatique à bon escient dans le quotidien clinique. Elle peut permettre d’augmenter la rapidité de la rédaction des notes au dossier. Elle peut également permettre d’améliorer la qualité de la présentation des informations par sa structure et sa lisibilité et faciliter ainsi le partage des informations.
- En utilisant des abréviations reconnues. Les diététistes-nutritionnistes doivent vérifier auprès de leur employeur si une liste d’abréviations permises a été créée. Afin de faciliter la lecture du dossier et sa compréhension, une légende de ces abréviations devrait être disponible sur demande.