Il est possible de réduire la redondance et la lourdeur de la tenue des dossiers en appliquant différentes stratégies :
- En référant à la note d’un autre professionnel ou à toute autre information accessible. En effet, il n’est pas nécessaire de répéter de l’information qui se trouve déjà dans une autre section du dossier central ou du dossier du référent.
- En étant concis lorsqu’on rapporte par écrit des événements, conversations et faits, en utilisant, par exemple, l’énumération.
- En utilisant des formulaires types qui sont adaptés à la pratique ou au type de clientèle traitée. L’utilisation d’un formulaire adapté permet de refléter la structure de la pensée du professionnel en y incluant les exigences inhérentes à la tenue des dossiers (règlementaires, administratives, cliniques, etc.) et d’organiser la cueillette de façon systématique.
- En utilisant l’informatique à bon escient dans le quotidien clinique. Elle peut permettre d’augmenter la rapidité de la rédaction des notes au dossier. Elle peut également permettre d’améliorer la qualité de la présentation des informations par sa structure et sa lisibilité et faciliter ainsi le partage des informations.
- En utilisant des abréviations reconnues. Les milieux cliniques déterminent souvent les abréviations acceptées chez eux. Afin de faciliter la lecture du dossier et sa compréhension, une légende de ces abréviations devrait être disponible sur demande.
- En utilisant des phrases courtes qui résument bien l’idée à inscrire au dossier.