Comment doit-on procéder pour la transmission d’informations par courriel? Doit-on consigner les communications électroniques (courriels, SMS, etc.) au dossier? Si oui, comment?

Obtenir l’autorisation pour utiliser les courriels auprès de la personne à laquelle on offre des services ;
Informer cette personne des avantages et risques liés à cette utilisation (mauvais destinataire, interception par un tiers non désiré) ;
Prendre des actions préventives afin d’assurer que l’envoi s’effectue de manière sécuritaire :
- Les informations confidentielles et les renseignements personnels sont contenus dans un document sécurisé par un de ces moyens :
  - Par un mot de passe ;
  - Par un chiffrement ;
- Le mot de passe ou la clé de chiffrement sont fournis au destinataire par un autre moyen de communication ;
- Le document est préférablement en format non modifiable ;
- Dans le cas d’un envoi en réponse à un courriel reçu, selon la situation, on s’assure de bien choisir la fonction « répondre » plutôt que « répondre à tous » ;
Déposer les courriels au dossier ;
Documenter au dossier les actions préventives effectuées (identifiées plus haut), relatives à la transmission par courriel ;
Déposer au dossier les informations liées à la transmission par courriel :
- Mode de transmission convenu ;
- Moyens pris pour assurer la confidentialité.