Oui, il est possible d’utiliser un formulaire numérique préformaté pour la rédaction de notes au dossier. On doit alors s’assurer que le formulaire réponde à toutes les normes de rédaction de la note au dossier.
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Les diététistes-nutritionnistes peuvent utiliser le support papier ou numérique pour la tenue de leurs dossiers. Cependant, vous devez constituer et maintenir un seul dossier par patient/client.

Les exigences de l’ODNQ à l’égard du dossier numérique sont équivalentes à celles du dossier papier, notamment en ce qui concerne le respect de la confidentialité, de l’intégrité et de l’exactitude des informations; l’identification des professionnels et la conservation ainsi que la destruction des informations qu’il contient.

Le dossier numérique doit pouvoir être transféré dans un format utilisable par la personne qui le reçoit. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information prévoit que « nul n’est tenu d’accepter de recevoir un document sur un autre support que le papier ou au moyen d’une technologie dont il ne dispose pas ». Il est donc recommandé de prévoir que le logiciel utilisé pour la tenue des dossiers permette l’impression des documents sur papier.

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Vos dossiers professionnels peuvent être conservés au moyen de la technologie en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Les dossiers originaux sur support papier pourront être détruits à condition que le transfert respecte les conditions suivantes :
  1. L’information n’a pas été altérée et a été maintenue dans son intégralité ;
  2. Le support d’information choisi ainsi que l’outil nécessaire pour conserver le dossier numérisé assure sa stabilité et sa pérennité.
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  • Obtenir l’autorisation pour utiliser les courriels auprès de la personne à laquelle on offre des services ;
  • Informer cette personne des avantages et risques liés à cette utilisation (mauvais destinataire, interception par un tiers non désiré) ;
  • Prendre des actions préventives afin d’assurer que l’envoi s’effectue de manière sécuritaire :
    • Les informations confidentielles et les renseignements personnels sont contenus dans un document sécurisé par un de ces moyens :
      • Par un mot de passe ;
      • Par un chiffrement ;
    • Le mot de passe ou la clé de chiffrement sont fournis au destinataire par un autre moyen de communication ;
    • Le document est préférablement en format non modifiable ;
    • Dans le cas d’un envoi en réponse à un courriel reçu, selon la situation, on s’assure de bien choisir la fonction « répondre » plutôt que « répondre à tous » ;
  • Déposer les courriels au dossier ;
  • Documenter au dossier les actions préventives effectuées (identifiées plus haut), relatives à la transmission par courriel ;
  • Déposer au dossier les informations liées à la transmission par courriel :
    • Mode de transmission convenu ;
    • Moyens pris pour assurer la confidentialité.
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Selon le Règlement sur la tenue des dossiers des diététistes, l’article 2.07 dit que « Le diététiste doit signer ou parapher toute inscription ou tout rapport qu’il introduit dans un dossier de sa société ou de son employeur. » Le numéro de permis n’est donc pas obligatoire, mais il peut s’agir d’une bonne pratique de l’indiquer lors de la signature.

Toutefois, depuis l’entrée en vigueur des activités autorisées, l’ordonnance individuelle faite par la diététiste-nutritionniste lorsqu’elle prescrit une vitamine, un minéral ou une formule nutritive, doit contenir son numéro d'inscription RAMQ ET son numéro de permis.

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Non, l’ajout de l’abréviation ou du titre n’est pas obligatoire pour que la signature soit légale. Toutefois, dans un souci de clarté de communication, nous recommandons à nos membres d’indiquer leur titre ou leur abréviation professionnelle.
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Non, les abréviations ne sont jamais obligatoires et le titre non plus. Toutefois, dans un souci de clarté de communication, nous recommandons à nos membres d’indiquer leur titre ou leur abréviation professionnelle.
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La signature électronique est « une marque conservée sur un support électronique » qu’une personne utilise pour signer un document. On comprend qu’il s’agit d’une définition générique qui englobe une grande variété de situations : en inscrivant mon nom à la fin d’un courriel, en cliquant sur un bouton « J’accepte », ou « en saisissant mon nom dans un fichier PDF sous la section “signature”, je signe en fait électroniquement. » (Guilman, 2017)

La signature numérisée (ou scannée), quant à elle, est une image d’une signature manuscrite prise par un numériseur, et qui peut ensuite être copiée-collée ou utilisée dans tout type de documents. (Guilman, 2017)

La signature numérique, finalement, est un « procédé d’identification du signataire d’un document électronique, basé sur l’utilisation d’un algorithme de chiffrement, qui permet de vérifier l’intégrité du document et d’en assurer la non-répudiation » (Guilman, 2017). La signature numérique est la forme de signature électronique la plus sécurisée.

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Toutes les notes, peu importe le support, doivent être signées ou paraphées par nos membres, suivies de leur titre professionnel ou de l’abréviation, et indiquer la date où elles ont été rédigées. Selon le niveau de protection de l’identité requis, le niveau de confidentialité des données et la disponibilité des outils technologiques, les diététistes-nutritionnistes doivent choisir le procédé de signature le plus approprié. Consultez cette fiche qui résume bien les enjeux.
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