Je suis nutritionniste en pratique privée et j’offre des téléconsultations. Il est parfois difficile d’obtenir le paiement de certains clients à la suite de leur consultation. Je sais que les nutritionnistes ne sont pas autorisés à accepter d’avance d’honoraires, mais je me demandais s’il était possible de demander à mes clients de procéder à un virement bancaire avant leur rendez-vous et de me faire parvenir le mot de passe uniquement une fois le rendez-vous complété?

Depuis le 15 décembre dernier, un règlement est entré en vigueur afin d’autoriser l’accès au dossier santé Québec (DSQ) aux diététistes-nutritionnistes exerçant en cabinet de professionnels.

Lorsqu’une nutritionniste est inscrite dans un centre exploité par un établissement, et qu’elle travaille également dans un cabinet privé de professionnels, elle peut utiliser sa clé d’authentification SécurSanté pour accéder au Dossier Santé Québec puisque ce sont deux contextes autorisés. Tant que le contexte est autorisé et que la nutritionniste l’utilise dans un service de première ligne et le continuum de soin, elle peut utiliser sa clé pour accéder au DSQ.

Toutefois, si la nutritionniste quitte le réseau public, il sera important qu’elle communique avec son nouveau gestionnaire des autorisations d’accès (GAA) pour qu’elle conserve ses accès.

Pour les nutritionnistes exerçant en cabinets de professionnels, la procédure à suivre pour obtenir un accès au DSQ est la suivante :

Demande d’accès

Pour obtenir un accès au DSQ, tout diététiste-nutritionniste doit communiquer avec le gestionnaire des autorisations d’accès (GAA) de son lieu de pratique. S’il ignore l’identité de ce dernier, il peut contacter le Service des relations avec la clientèle du Dossier santé au 1 866 304-7802 ou par courriel au clientele.dsq@ramq.gouv.qc.ca.

Une fois son accès au DSQ confirmé, l’intervenant de la santé pourra utiliser l’outil de consultation du DSQ mis à sa disposition. Au besoin, il peut contacter son centre de soutien technique à cet effet.

Particularité dans le cas d’un cabinet privé de professionnels

Au moins un professionnel exerçant dans un cabinet privé de professionnels doit préalablement être nommé GAA au moyen du formulaire Autorisation pour agir à titre de gestionnaires des autorisations d’accès dans un cabinet privé de professionnels. Le GAA détermine, parmi les intervenants, ceux à qui une autorisation d’accès au DSQ peut être attribuée.

À la confirmation de sa nomination, le GAA reçoit le formulaire Gestion des autorisations d’accès au DSQ, qui lui permettra de demander des autorisations d’accès au DSQ pour les intervenants de la santé travaillant dans son cabinet ou sous sa direction. Le GAA reçoit également les indications pour demander au Centre de service DSQ la trousse d’installation du Visualiseur, l’un des outils de consultation du DSQ. Il pourra procéder lui-même à cette installation ou demander à son centre de soutien technique de l’assister.

Lorsque les parents se séparent ou divorcent, ils conservent tous deux leur autorité parentale, peu importe à qui est confiée la garde de l’enfant, à moins que l’un des parents ne fasse l’objet d’un jugement de déchéance de l’autorité parentale ou ne soit en mesure de manifester sa volonté. Selon l’article 603 du Code civil, à l’égard des tiers de bonne foi, le père ou la mère qui accomplit seul un acte d’autorité à l’égard de l’enfant est présumé agir avec l’accord de l’autre.

Il est donc possible d’offrir les services en alternance, d’autant plus que les deux parents s’entendent sur cette façon de procéder. Évidemment, il sera important que les recommandations soient dans le même sens avec la mère et le père afin de s’assurer d’une cohérence des soins pour l’enfant.

Non, il n’est pas possible pour une diététiste de vendre des cartes cadeaux ou encore d’accepter qu’une carte cadeau soit utilisée pour couvrir les frais d’une consultation nutritionnelle. Les cartes cadeaux sont considérées comme une avance de paiement et les nutritionnistes ne peuvent accepter d’avances d’honoraires.

Tel que décrit dans l’avis du conseil d’administration de l’ODNQ sur les avances de fonds, il est possible d’exiger une avance de paiement pour les activités qui ne sont pas considérées comme étant des activités professionnelles (ex. formations, accès à un site web, webinaire, etc.). Il est donc possible d’utiliser des cartes cadeaux uniquement pour ces types d’activités.

Finalement, offrir des cartes cadeaux peut contribuer à donner une image mercantile à la profession de diététiste, il faut donc rester vigilant quant à leur utilisation.

Afin d’être en règle avec les exigences de l’ODNQ, il sera important d’ajouter le lieu d’exercice où vous exercez. Lorsque vous ajouterez votre lieu d’exercice à votre dossier, il sera également important de mettre à jour les informations reliées à ce lieu (domaine de pratique, clientèle, coordonnées du lieu, etc.). Ces informations permettront que les clients vous trouvent dans le moteur de recherche. Si vous désirez que votre pratique soit inscrite dans notre moteur de recherche, il faudra cocher la case « pratique privée » ainsi que la case pour afficher vos coordonnées sur le moteur de recherche.

L’assurance responsabilité obligatoire est déjà payée lors de votre renouvellement de cotisation. L’assurance offerte via votre adhésion à l’ODNQ est une assurance professionnelle et non une assurance responsabilité civile. En tant que diététiste, l’assurance professionnelle couvre tout ce qui a un lien avec votre pratique, par exemple une faute professionnelle. Cependant, vous ne seriez pas assuré pour un client qui se blesse, une cyberattaque, etc. Pour une entreprise, il est donc recommandé d’adhérer également à une assurance civile.

Voici les liens pour les informations concernant l’assurance responsabilité : https://odnq.org/membres/mon-assurance-responsabilite/  et  https://groupes.beneva.ca/fr/opdq/responsabiliteprofessionnelle

Finalement, voici d’autres ressources à consulter en lien avec la pratique privée :

• Règlement sur la tenue des cabinets :
  • https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-26,%20r.%20104

• Tenue et conservation des dossiers :
  • https://odnq.org/membres/questions-liees-a-la-pratique/?search=&question_cat%5B%5D=&question_cat%5B%5D=tenue-et-conservation-de-dossiers

• Télépratique :
  • Guide sur la télépratique et gestion du dossier numérique
  • Guide sur la télépratique interjuridictionnelle

• Questions sur les honoraires :
  • https://odnq.org/membres/questions-liees-a-la-pratique/?search=honoraire&question_cat%5B%5D=

• Question sur la publicité :
  • https://odnq.org/membres/questions-liees-a-la-pratique/?search=publicit%C3%A9&question_cat%5B%5D=

• Question sur avance de fonds :
  • https://odnq.org/membres/questions-liees-a-la-pratique/?search=avance+de+fonds

• Questions concernant les reçus d’assurances :
  • https://odnq.org/membres/questions-liees-a-la-pratique/?search=re%C3%A7u&question_cat%5B%5D=

• Chroniques juridiques :
  • https://odnq.org/?s=chronique+juridique
  • https://odnq.org/cat%C3%A9gories/chronique-juridique/
  • https://odnq.org/wp-content/uploads/2021/09/Chronique_juridique_NSE_avant_ouvrir_bureau_faites_devoirs_2021.pdf

• Registre des entreprises du Québec :
  • https://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/default.aspx

L’encadrement prévoit que toute personne qui rend des services à un client situé au Québec doit être membre de l’ODNQ. Donc, légalement vous pouvez rendre des services à un public québécois même en étant situé à l’extérieur du Canada.

La nutritionniste doit évaluer la pertinence de recourir à des services à distance vs en personne. La nutritionniste doit être en mesure d’offrir les suivis requis par la condition du patient. ll est important d’informer la patiente des risques et limitations des suivis en télépratique, d’aviser votre gestionnaire et de bien documenter le tout au dossier.

La mise en place d’un plan d’urgence est nécessaire avant d’offrir ses services à distance pour toute clientèle et particulièrement en contexte de patients vulnérables.  La nutritionniste doit avoir pris des moyens pour intervenir en cas d’urgence (présence d’une tierce personne, connaître où se trouve le patient, ressources d’aide disponibles 24/7)

Vous devez vous assurer que, malgré le fait d’offrir des services à distance, la même qualité d’exercice est maintenue notamment, la tenue de dossiers, confidentialité, collaboration interprofessionnelle et disponibilité. Vous pouvez à cet effet consulter ce guide .

Finalement, nous vous conseillons également de vérifier avec l’ordre encadrant la profession de diététiste dans le pays dans lequel vous habitez si des conditions particulières s’appliquent étant donné que les services sont rendus à partir de leur juridiction.

La règlementation entourant la pratique à distance dans le cadre du réseau public est appelée à évoluer. Nous vous recommandons de suivre nos publications afin de rester informées!

L’encadrement des professions est de juridiction provinciale, l’ODNQ permet aux membres d’offrir des consultations à des clients situés dans d’autres provinces ou pays. Il sera cependant important de vérifier avec l’ordre encadrant la profession de diététiste dans les provinces et pays dans lesquels vos clients se trouvent si des conditions particulières s’appliquent. Il est de votre responsabilité de vous assurer de respecter toutes les exigences réglementaires de la juridiction dans laquelle se trouve votre patient.

Pour plus d’information, je vous invite à consulter le guide sur la pratique interjuridictionnelle de la nutrition au Canada.

Les activités autorisées pour les nutritionnistes ne sont pas réservées à certains milieux et peuvent donc être exercées par les diététistes œuvrant autant dans le réseau public que dans le secteur privé. Cependant, certains éléments doivent être pris en considération :

• Afin d’exercer les activités prévues au règlement, la nutritionniste doit obligatoirement être en présence d’une ordonnance d’un médecin ou d’une IPS indiquant que la nutrition constitue un facteur déterminant du traitement de la maladie. En d’autres mots, il doit s’agir de patients pour lesquels le médecin ou l’IPS a demandé une consultation en nutrition.
• Lorsque les diététistes-nutritionnistes prescrivent des analyses de laboratoire, elles doivent y donner suite de façon appropriée et en temps opportun. Par exemple, si le résultat indique une valeur critique, la diététiste-nutritionniste doit être en mesure de gérer la prise en charge requise du patient par un corridor prédéterminé de service, et ce, dans des délais appropriés. Un répondant doit être nommé afin de prendre en charge les valeurs critiques en l’absence de la diététiste-nutritionniste.
• Avant de procéder à la prescription d’analyses de laboratoires, il est important d’accéder au dossier du patient afin de s’assurer d’avoir l’information à jour sur le patient. Avant de prescrire une analyse de laboratoire, la diététiste-nutritionniste doit en analyser la pertinence clinique et s’assurer qu’un tel résultat de laboratoire n’est pas autrement disponible.

Les diététistes-nutritionnistes œuvrant dans le secteur privé doivent se conformer à la Loi 25 : Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels . Suite à son entrée en vigueur, la Commission d’accès à l’information (CAI) a développé un outil au soutien des entreprises.

Sans être exhaustives, des pistes d’action et de bonnes pratiques sont proposées afin de planifier les travaux de mise en conformité à la loi. En voici un extrait:

À partir du 22 septembre 2022, il est obligatoire de :

1. Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publier le titre et les coordonnées du responsable sur le site Internet de l’entreprise ou, si elle n’a pas de site, les rendre accessibles par tout autre moyen approprié.
2. En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel :
3. prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent;
4. aviser la Commission et la personne concernée si l’incident présente un risque de préjudice sérieux;
5. tenir un registre des incidents dont une copie devra être transmise à la Commission à sa demande
6. Respecter le nouvel encadrement de la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d’étude, de recherche ou de productions de statistiques et dans le cadre d’une transaction commerciale;
7. Procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
8. Divulguer préalablement à la Commission la vérification ou la confirmation d’identité faite au moyen de caractéristiques ou de mesures biométriques.

L’article 17 [4] du Code de déontologie prévoit qu’ « avant de cesser d’exercer ses fonctions pour le compte d’un client, la diététiste doit lui faire parvenir un préavis de désistement et s’assurer que ce désistement ne lui est pas préjudiciable. »

Avant de mettre un terme à ses services, la diététiste-nutritionniste doit donc aviser ses patients en donnant un préavis raisonnable et veiller à ce qu’ils soient dirigés vers une autre diététiste. Les mesures nécessaires doivent être prises afin de rendre le désistement non préjudiciable pour les patients. Le moteur de recherche de l’ODNQ peut être utilisé afin de diriger les clients vers d’autres diététistes-nutritionnistes.

En ce qui concerne la conservation des dossiers professionnels, les exigences varient en fonction de votre lieu de travail :

• Établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ou au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris : Le service des archives assure la garde des dossiers pour une période d’au moins 5 ans.
• Centre de conditionnement physique, d’une clinique de nutrition, d’une compagnie d’assurance ou de toute autre société, personne physique ou morale : L’employeur assure la garde des dossiers pour une période d’au moins 5 ans.
• Pratique privée (lorsque vous quittez pour le réseau de la santé): Assurer la garde des dossiers pendant au moins 5 ans ou convenir d’une cession de dossier avec une autre diététiste.
• Pratique privée (lorsque vous quittez pour la retraite ou que vous démissionnez de l’ODNQ) : Convenir d’une cession de dossier avec une autre diététiste et en aviser les affaires professionnelles de l’Ordre professionnel des diététistes nutritionnistes du Québec (affairesprofessionnelles@odnq.org).

Lors d’une démission de l’ODNQ ou d’une retraite, il est également important de prendre tous les moyens raisonnables afin de retirer votre titre de diététiste-nutritionniste de vos sites web, réseaux sociaux, signatures, collaborations, etc.

Pour plus d’information, veuillez-vous référer à la chronique Mettre fin à ses services de façon professionnelle.